Wie lange Daten bleiben
Statt einer vagen Formel nennen wir je Datenart den Startpunkt, die Behandlung und die verantwortliche Rolle.
Woran sich die Dauer bemisst
- • Wie lange der Zweck besteht, für den die Daten erhoben wurden.
- • Ob eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht greift, etwa bei Belegen.
- • Ob Ansprüche noch geltend gemacht oder abgewehrt werden können.
- • Ob ein Nachweis über eine Einwilligung geführt werden muss.
- • Ob die Daten für Sicherheit und Missbrauchsabwehr noch erforderlich sind.
Temporäre Gastsitzung, Warenkorb
- Beginn der Frist
- Ende der Sitzung
- Aktive Speicherzeit
- Dauer der Sitzung
- Archivzeit
- Kein Archiv vorgesehen.
- Sperrzeit
- Keine Sperrphase vorgesehen.
- Löschzeitpunkt
- Nach Ablauf der Sitzung
- Gesetzliche Grundlage
- Keine gesetzliche Pflicht bewertet.
- Verantwortlich
- Data Owner Guest Experience
- Löschmechanismus
- Automatischer Ablauf
- Back-ups
- Back-ups folgen einem eigenen Rotationszyklus. Gelöschte Daten werden bei der nächsten Wiederherstellung erneut entfernt.
- Nachweis
- Löschprotokoll im Betrieb
Bestellungen und Bestellpositionen
- Beginn der Frist
- Abschluss der Bestellung
- Aktive Speicherzeit
- Wird nach technischer Bestandsaufnahme und rechtlicher Prüfung ergänzt.
- Archivzeit
- Kein Archiv vorgesehen.
- Sperrzeit
- Keine Sperrphase vorgesehen.
- Löschzeitpunkt
- Wird nach technischer Bestandsaufnahme und rechtlicher Prüfung ergänzt.
- Gesetzliche Grundlage
- Keine gesetzliche Pflicht bewertet.
- Verantwortlich
- Data Owner Commerce
- Löschmechanismus
- Geplanter Löschlauf
- Back-ups
- Back-ups folgen einem eigenen Rotationszyklus. Gelöschte Daten werden bei der nächsten Wiederherstellung erneut entfernt.
- Nachweis
- Löschprotokoll im Betrieb
Rechnungen und steuerlich relevante Belege
- Beginn der Frist
- Ende des Kalenderjahres der Ausstellung
- Aktive Speicherzeit
- Wird nach technischer Bestandsaufnahme und rechtlicher Prüfung ergänzt.
- Archivzeit
- Kein Archiv vorgesehen.
- Sperrzeit
- Nach Kontolöschung: Sperrung statt Löschung
- Löschzeitpunkt
- Wird nach technischer Bestandsaufnahme und rechtlicher Prüfung ergänzt.
- Gesetzliche Grundlage
- Gesetzliche Aufbewahrungspflicht – konkrete Frist folgt nach Prüfung
- Verantwortlich
- Data Owner Finance
- Löschmechanismus
- Sperrvermerk und späterer Löschlauf
- Back-ups
- Back-ups folgen einem eigenen Rotationszyklus. Gelöschte Daten werden bei der nächsten Wiederherstellung erneut entfernt.
- Nachweis
- Sperrprotokoll
Vorgänge im Contact Center
- Beginn der Frist
- Abschluss des Vorgangs
- Aktive Speicherzeit
- Wird nach technischer Bestandsaufnahme und rechtlicher Prüfung ergänzt.
- Archivzeit
- Kein Archiv vorgesehen.
- Sperrzeit
- Keine Sperrphase vorgesehen.
- Löschzeitpunkt
- Wird nach technischer Bestandsaufnahme und rechtlicher Prüfung ergänzt.
- Gesetzliche Grundlage
- Keine gesetzliche Pflicht bewertet.
- Verantwortlich
- Data Owner Communication
- Löschmechanismus
- Geplanter Löschlauf
- Back-ups
- Back-ups folgen einem eigenen Rotationszyklus. Gelöschte Daten werden bei der nächsten Wiederherstellung erneut entfernt.
- Nachweis
- Löschprotokoll im Betrieb
Einwilligungsnachweise
- Beginn der Frist
- Widerruf oder Ablauf der Einwilligung
- Aktive Speicherzeit
- Wird nach technischer Bestandsaufnahme und rechtlicher Prüfung ergänzt.
- Archivzeit
- Kein Archiv vorgesehen.
- Sperrzeit
- Keine Sperrphase vorgesehen.
- Löschzeitpunkt
- Wird nach technischer Bestandsaufnahme und rechtlicher Prüfung ergänzt.
- Gesetzliche Grundlage
- Nachweispflicht – konkrete Frist folgt nach Prüfung
- Verantwortlich
- Privacy Admin
- Löschmechanismus
- Geplanter Löschlauf
- Back-ups
- Back-ups folgen einem eigenen Rotationszyklus. Gelöschte Daten werden bei der nächsten Wiederherstellung erneut entfernt.
- Nachweis
- Einwilligungsprotokoll
Bewerbungsunterlagen
- Beginn der Frist
- Abschluss des Verfahrens
- Aktive Speicherzeit
- Wird nach technischer Bestandsaufnahme und rechtlicher Prüfung ergänzt.
- Archivzeit
- Kein Archiv vorgesehen.
- Sperrzeit
- Keine Sperrphase vorgesehen.
- Löschzeitpunkt
- Wird nach technischer Bestandsaufnahme und rechtlicher Prüfung ergänzt.
- Gesetzliche Grundlage
- Keine gesetzliche Pflicht bewertet.
- Verantwortlich
- Data Owner People
- Löschmechanismus
- Geplanter Löschlauf
- Back-ups
- Back-ups folgen einem eigenen Rotationszyklus. Gelöschte Daten werden bei der nächsten Wiederherstellung erneut entfernt.
- Nachweis
- Löschprotokoll People
Sicherheits- und Audit-Logs
- Beginn der Frist
- Erzeugung des Eintrags
- Aktive Speicherzeit
- Wird nach technischer Bestandsaufnahme und rechtlicher Prüfung ergänzt.
- Archivzeit
- Kein Archiv vorgesehen.
- Sperrzeit
- Keine Sperrphase vorgesehen.
- Löschzeitpunkt
- Wird nach technischer Bestandsaufnahme und rechtlicher Prüfung ergänzt.
- Gesetzliche Grundlage
- Keine gesetzliche Pflicht bewertet.
- Verantwortlich
- Security Reviewer
- Löschmechanismus
- Rotierende Aufbewahrung
- Back-ups
- Back-ups folgen einem eigenen Rotationszyklus. Gelöschte Daten werden bei der nächsten Wiederherstellung erneut entfernt.
- Nachweis
- Audit-Log-Konfiguration
Sperren statt löschen
Belege und steuerlich relevante Daten dürfen wir nicht einfach vernichten. Nach einer Kontolöschung werden sie gesperrt: kein Zugriff im Produkt, keine Nutzung für andere Zwecke, ausschließlich Erfüllung der gesetzlichen Pflicht bis zum Ablauf der Frist.